Хороший тендер-менеджер — кто он? | Контур.Закупки

Тендер-менеджер – ключевая фигура в развитии бизнеса компании. Он не просто ищет выгодные тендеры и участвует в них. В его задачи входят планирование, проведение закупок, а также выполнение всех требований, прописанных в тендерном законодательстве. От его работы зависит результативность расходования бюджетных средств и эффективность закупок.

Чтобы стать тендер-менеджером, необходимо обладать профильными знаниями в области закупок, а также маркетинга и продаж, разбираться в нормативной базе. Он должен знать правила участия в торгах и иметь опыт работы с поставщиками.

Хороший тендер-менеджер умеет работать с документацией, общаться с представителями заказчиков и оперативно решать вопросы. А ещё он должен быть внимательным, точным и обладать навыками переговорщика.

Хороший тендер-менеджер – кто он?

Доска пола и отметка об участии в торгах

Чтобы квалифицированно составить заявку и вовремя подать ее на тендерную площадку, тендер-менеджер должен знать нюансы и особенности закупки. Пробелы в некоторых положениях документации могут привести к отстранению от торгов. При этом неуведомление о публикуемых закупках приведет к упущению возможности заключить контракт на выгодных условиях.

Для успешного выполнения поставленных задач тендер-менеджер должен:

Владеть инструментами поиска и анализа тендеров;

Изучать закупочное законодательство и юридические нюансы тендерных процедур;

Уметь составлять и отправлять конкурсные заявки;

Просчитывать коммерческую выгоду и оценивать риски;

Вести и поддерживать партнерскую базу подрядчиков.

Оценка и подготовка закупочной документации

Перед подготовкой документации оцените предмет закупки, определите его юридический и технический характер.

Закупочная документация должна соответствовать законодательству Российской Федерации (Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд"), требованиям заказчика и учитывать его особенности.

Избегайте двусмысленности и неточных формулировок, а также требований, не относящихся к предмету закупки.

Установите разумные сроки подачи предложений, чтобы участники закупки имели время на подготовку заявок.

Проверьте комплектность и полноту закупочной документации, удостоверьтесь, что в ней содержится вся необходимая информация для потенциальных поставщиков.

Не раскрывайте конфиденциальную информацию в закупочной документации.

При подготовке документации учитывайте возможные изменения рынка и корректируйте ее при необходимости.

Регулярно следите за изменениями в законодательстве и лучшими практиками в области закупок.

Выставление тендеров на закупочных площадках

При выставлении тендеров на закупочных площадках важно:

Подробно описать технические характеристики закупаемого продукта или услуги.

Указать критерии отбора поставщиков и критерии оценки тендерных предложений.

Определить способ оценки предложений и формулу расчета итоговых баллов.

Установить четкие сроки подачи тендерных предложений и проведения торгов.

Обеспечить прозрачность процедуры закупки и доступ к информации для всех участников.

Предусмотреть возможность подачи жалоб и их рассмотрения.

Автоматизировать процессы проведения торгов, чтобы сэкономить время и ресурсы.

Организация и проведение тендерных процедур

Для эффективной организации и проведения тендерных процедур следуйте рекомендациям:

• Определите цель тендера и четко сформулируйте требования.
• Сопоставьте имеющиеся предложения с заявленными требованиями.
• Проведите рыночный анализ для определения потенциальных поставщиков.
• Соберите конкурентные предложения от выбранных поставщиков.
• Проанализируйте полученные предложения по критериям, отраженным в тендерной документации.
• Выберите победителя на основе объективных критериев.
• Проведите переговоры с победителем для уточнения условий контракта.
• Заключите контракт с выбранным поставщиком.

Анализ тендерных предложений и подготовка отчетов

Проводите тщательный анализ всех полученных предложений, используя определенные критерии:

• Соответствие требованиям тендерной документации
• Условия поставки и оплаты
• Опыт и репутация поставщиков
• Финансовое состояние
• Наличие необходимых ресурсов

После анализа составляйте подробные отчеты, включающие следующее:

• Резюме предложенных вариантов
• Сравнение предложений по ключевым критериям
• Рекомендации по выбору поставщика
• Ожидаемые выгоды и риски
• Любые отклонения или запросы на разъяснения

Высококачественные отчеты помогут обосновать принятие решений о выборе поставщика и обеспечат прозрачность процесса закупок.

Координация закупочных проектов и взаимодействие с заинтересованными лицами

Для успешной реализации закупочных проектов необходимо наладить эффективную координацию и взаимодействие между всеми заинтересованными лицами:

• Определите роли и обязанности: четко распределите обязанности между членами команды, определив, кто отвечает за различные аспекты проекта.
• Создайте централизованное рабочее пространство: используйте облачные платформы или инструменты управления проектами для хранения и обмена документами, отслеживания прогресса и облегчения общения.
• Регулярно общайтесь: проводите регулярные собрания или совещания по электронной почте для обсуждения хода реализации проекта, выявления проблем и принятия решений.
• Вовлекайте поставщиков: взаимодействуйте с поставщиками на протяжении всего процесса закупки, собирая обратную связь и обеспечивая их информированность.
• Отслеживайте прогресс и вносите коррективы: используйте систему отслеживания проектов для мониторинга прогресса и принятия оперативных мер в случае отклонений от графика или бюджета.

Вопрос-ответ: