Кадровое делопроизводство - цели, задачи, направления

Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью управления персоналом. Его главная цель – обеспечить соблюдение трудового законодательства и прав сотрудников. Реализация этой цели достигается через решение следующих задач:

• Учет сотрудников, контроль рабочего времени.
• Оформление и хранение трудовых договоров, приказов, личных дел.
• Расчет заработной платы, налогов и социальных выплат.
• Подготовка статистической и отчетной документации для внешних органов.
• Хранение кадровых документов в соответствии с установленными сроками.

Задачи кадрового делопроизводства

• Оформление приема, увольнения и переводов сотрудников в соответствии с трудовым законодательством;

• Ведение и хранение трудовых книжек и личных дел сотрудников;

• Составление и предоставление отчетности по кадровому составу;

• Обеспечение сохранности кадровых документов и конфиденциальности персональных данных сотрудников;

• Организация и проведение проверок соблюдения кадрового законодательства.

Оформление трудовых отношений со стороны работодателя

Для оформления трудовых отношений работодателю следует выполнить несколько обязательных действий:

• Заключить трудовой договор с работником (в письменной форме) не позднее трех дней после фактического допущения работника к работе;
• Издать приказ о приеме на работу;
• Ознакомить работника с трудовым договором, должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и другими локальными нормативными актами, действующими в организации;
• Завести личную карточку работника.

Также работодатель обязан:

• Уведомить Пенсионный фонд РФ о приеме работника не позднее двух недель с даты заключения трудового договора;
• Оформить полис обязательного медицинского страхования (ОМС) и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования в случае, если работник впервые трудоустраивается.

Документальное сопровождение личных дел сотрудников

При ведении кадрового делопроизводства особую роль играет документальное сопровождение личных дел сотрудников.

Для оптимальной организации процесса рекомендуется:

• Использовать единственный экземпляр личного дела для каждого сотрудника.
• Хранить дела по алфавиту или по структурным подразделениям.
• Обеспечить конфиденциальность и доступность дел только уполномоченным лицам.
• Ежегодно проводить проверку и обновление данных, приобщая необходимые документы.
• Утвердить регламент работы с личными делами, включая процедуру согласования и внесения изменений.

Управление фондом оплаты труда

Чтобы оптимизировать расходы на оплату труда, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• Проводите регулярный анализ рынка труда, чтобы сопоставить заработную плату с уровнем конкурентов.


• Внедрите систему управления производительностью, позволяющую вознаграждать сотрудников за выдающиеся достижения.


• Автоматизируйте процессы расчета заработной платы и управления компенсациями, чтобы повысить точность и снизить затраты.


• Используйте бонусы и льготы как стратегические инструменты для привлечения, мотивации и удержания талантливых сотрудников.


• Следите за изменениями в законодательстве, касающемся заработной платы и налогообложения, чтобы обеспечить соответствие.


• Сотрудничайте с финансовым отделом, чтобы согласовать бюджет на оплату труда с общими бизнес-целями.


• Периодически анализируйте и корректируйте фонд оплаты труда, чтобы реагировать на изменения в рыночных условиях и потребностях компании.

Обеспечение сохранности кадровых документов

Обеспечьте безопасность хранилища кадровых документов с помощью охранной сигнализации, видеонаблюдения и контроля доступа.

Храните документы в помещении с регулируемой температурой и влажностью, защищенном от прямого солнечного света.

Используйте защищенные от пожара сейфы или архивохранилища для ценных и конфиденциальных документов.

Регулярно проверяйте состояние документов и принимайте меры по их реставрации или оцифровке при необходимости.

Привлекайте надежную службу охраны для круглосуточного мониторинга и реагирования на чрезвычайные ситуации.

Предотвращение рисков нарушения трудового законодательства

Проведите аудит кадровой документации: проверьте соответствие трудовых договоров, приказов, должностных инструкций и других документов требованиям законодательства.

Регулярно проводите обучение сотрудников по вопросам трудового права: информируйте об изменениях в законодательстве, правах и обязанностях работников и работодателей.

Разработайте и внедрите систему внутреннего контроля: назначьте ответственных лиц, установите порядок проверки и согласования кадровых документов, организуйте регулярную отчетность о выявленных нарушениях.

Создайте механизм обратной связи с сотрудниками: предусмотрите возможность анонимного или конфиденциального обращения работников с жалобами на нарушения трудового законодательства.

Сотрудничайте с профсоюзными организациями или представителями работников: их участие может помочь выявить и предотвратить нарушения трудового права.

Вопрос-ответ:

Для чего нужно кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство обеспечивает документальное оформление трудовых отношений для их учета, хранения и использования при управлении кадрами и обеспечении соблюдения трудового законодательства.

Какова важность соблюдения сроков в кадровом делопроизводстве?

Соблюдение сроков в кадровом делопроизводстве имеет важное значение для обеспечения своевременного выполнения кадровых процедур, принятия решений, а также исполнения требований законодательства. Сроки устанавливаются для подготовки и подписания кадровых документов, их передачи, регистрации и других действий, связанных с кадровым делопроизводством. Несоблюдение сроков может привести к нарушению прав работников, задержке выплат, а также привлечению к ответственности.

Как автоматизация может улучшить кадровое делопроизводство?

Автоматизация кадрового делопроизводства позволяет повысить эффективность и качество работы, снизить трудозатраты и оптимизировать процессы. Программные решения для автоматизации кадрового делопроизводства обеспечивают централизованное хранение и управление кадровыми данными, автоматизацию документооборота, расчет заработной платы и другие функции. Это помогает оптимизировать процессы, сократить сроки выполнения задач и повысить продуктивность работы кадровых служб.