Должностная инструкция руководителя отдела закупок

Первым делом утвердите: должностная инструкция руководителя отдела закупок – это документ, регламентирующий деятельность руководящего сотрудника, ответственного за закупочную деятельность.

Он решает широкий спектр задач, в том числе: планирование закупок, поиск и отбор поставщиков, заключение и исполнение договоров, контроль качества и сроков поставок, а также оптимизация закупочных процессов.

Общие положения

Руководитель отдела закупок подчиняется непосредственно Генеральному директору или его заместителю.

Назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

В своей работе руководствуется действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами, настоящей должностной инструкцией, приказами и распоряжениями Генерального директора, указаниями непосредственного руководителя.

Должен обладать высшим образованием по специальности «Менеджмент», «Экономика», «Финансы и кредит» или иметь дополнительное профессиональное образование по направлению «Управление закупками» (сертификат, диплом).

Требуется стаж работы в области закупок не менее 5 лет.

Руководитель отдела закупок должен знать:

концепцию и стратегию развития компании;

основы управления закупками, в том числе автоматизированными системами;

ценовую политику компании;

принципы и методы работы с внутренними и внешними поставщиками;

действующее законодательство РФ по закупкам;

основы ценообразования;

методы проведения тендеров и переговоров;

методы и приемы управления коммерческой деятельностью;

структуру и состав отдела закупок;

систему документооборота компании.

Функции

Управлять отделом закупок и обеспечивать эффективное функционирование его команды

Разрабатывать и внедрять стратегии закупок для минимизации расходов и максимизации ценности

Вести переговоры и заключать контракты с поставщиками

Управлять отношениями с поставщиками и поддерживать высокие стандарты качества

Оценивать и квалифицировать новых поставщиков

Проводить аудит и мониторинг закупочной деятельности для обеспечения соответствия нормативным требованиям

Систематически пересматривать закупочные процессы для повышения эффективности и производительности

Предоставлять руководству регулярную отчетность о деятельности отдела закупок

Сотрудничать с другими отделами для координации закупочной деятельности

Должностные обязанности

Формирование и реализация стратегии закупок в соответствии с целями компании.

Управление запасами и оптимизация складского хозяйства.

Проведение конкурентного анализа рынка и поиск новых поставщиков.

Ведение переговоров с поставщиками и заключение контрактов.

Контроль исполнения договорных обязательств поставщиками.

Мониторинг цен и условий поставок.

Анализ эффективности закупочной деятельности и разработка рекомендаций по ее оптимизации.

Участие в разработке и реализации проектов по повышению эффективности закупок.

Руководство и мотивация сотрудников отдела закупок.

Права

Получение информации о планах и программах предприятия, ценах и поставщиках.

Согласование условий договоров с поставщиками, подписание и исполнение договоров и соглашений.

Представление предложений об изменениях в нормативной и распорядительной документации, касающейся деятельности отдела закупок.

Принятие решений о заключении сделок в рамках установленных полномочий.

Участие в переговорах с поставщиками и партнерами.

Контроль выполнения договорных обязательств поставщиками.

Привлечение к работе консультантов и специалистов в области закупок.

Вынесение предложений о награждении или наказании сотрудников отдела.

Ответственность

Руководитель отдела закупок несет ответственность за:

• Выполнение плана закупок и обеспечение непрерывности поставок
• Осуществление и контроль процесса закупок, включая выбор поставщиков, заключение договоров и управление поставками
• Ведение переговоров и минимизацию закупочных расходов
• Контроль качества закупаемых товаров и услуг
• Обеспечение соблюдения законодательных и нормативных актов в сфере закупок
• Управление и развитие отношений с поставщиками
• Обучение и повышение квалификации подчиненных сотрудников

Квалификация

Кандидаты на должность руководителя отдела закупок должны обладать следующей квалификацией:

Вопрос-ответ:

На кого возлагается ответственность за выполнение данной должностной инструкции?

Ответственность за выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, возлагается на руководителя отдела закупок.

Каковы основные цели и задачи руководителя отдела закупок?

Основными целями и задачами являются организация и осуществление всех видов закупок для предприятия, обеспечение своевременного и бесперебойного материально-технического обеспечения, а также формирование и поддержание эффективной системы закупок предприятия.

В чем заключается основная ответственность руководителя отдела закупок?

Руководитель отдела закупок несет основную ответственность за планирование, организацию, контроль и координацию всех видов закупочной деятельности предприятия, а также за достижение поставленных перед отделом целей и задач.

Каковы квалификационные требования для данной должности?

Для замещения должности руководителя отдела закупок требуется высшее экономическое или инженерное образование и стаж работы в сфере закупок не менее 3 лет, а также знание специализированного программного обеспечения и нормативной базы в области закупок.