Документовед - кто это и чем занимается | ОЦ Премьер

Нужен специалист по всему, что связано с документами? Обратитесь к профессиональному документоведу!

Документовед - это эксперт в организации, управлении и сохранении документов. Он занимается не только управлением бумажными документами, но и электронными, что делает его роль более актуальной в цифровом веке.

Этот специалист обеспечивает бесперебойную обработку и хранение документов на протяжении всего их жизненного цикла, гарантируя их надежность, подлинность и доступность.

Документовед: кто это и чем занимается

Документовед – это специалист, который занимается созданием, систематизацией, хранением, использованием и экспертизой различной документации. Он обеспечивает работу с официальными документами, контролирует их состояние и сохранность, а также проводит экспертизу их подлинности.

Определение и задачи документоведа

Документовед – профессионал, специализирующийся на управлении и организации документов на протяжении всего их жизненного цикла.

Задачи документоведа

Разработка, внедрение и контроль документооборота организации

Создание, оформление и регистрация документов

Классификация, систематизация и хранение документов

Контроль исполнения документов

Экспертиза ценности документов

Создание и ведение архивов

Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов

Функциональные обязанности документоведа

Документовед выполняет следующие функции:

• Разработка и внедрение систем документооборота
• Создание, регистрация, учет и хранение документов
• Организация работы с электронными документами
• Обеспечение доступа к документам и их защита от несанкционированного использования
• Создание и ведение номенклатуры дел
• Подготовка документов к передаче на архивное хранение
• Консультирование по вопросам документооборота

Образование и навыки, необходимые документоведу

Для работы документоведом требуется:

• Высшее или среднее специальное образование по специальности "Документоведение" или "Делопроизводство".

• Знание основ делопроизводства, документоведения, архивоведения.

• Владение офисными программами (Word, Excel, Outlook, Power Point и т.д.).

• Знание систем электронного документооборота.

• Навыки организации и ведения делопроизводства.

• Знание нормативных документов, регулирующих делопроизводство.

• Внимательность, аккуратность, ответственность.

Карьера документоведа и перспективы трудоустройства

• Государственные учреждения (архивы, библиотеки, музеи)
• Частные компании (банки, страховые компании, юридические фирмы)
• Образовательные организации (университеты, колледжи)
• Научно-исследовательские институты
• Проектно-конструкторские организации

Карьера документоведа может развиваться по различным направлениям:

• Специалист по документационному обеспечению – занимается созданием, организацией и хранением документов в соответствии с установленными требованиями
• Специалист по архивному делу – обеспечивает сохранность и использование документов, имеющих историческое, научное или культурное значение
• Специалист по музейному делу – осуществляет сбор, хранение и экспонирование музейных предметов
• Преподаватель – обучает студентов документоведению и смежным дисциплинам
• Научный сотрудник – проводит исследования в области документоведения

Для успешной карьеры документоведа необходимо:

• Высшее образование в области документоведения, архивоведения и документооборота
• Глубокие знания в области документирования и управления документами
• Знание нормативно-правовой базы в сфере документационного обеспечения
• Использование современных информационных технологий
• Отличные коммуникативные и организаторские способности

Правовые и этические аспекты деятельности документоведа

Документовед работает в правовой сфере и обязан соблюдать действующие законы и нормативные акты. Необходимо:

• Знать правила делопроизводства и документооборота.
• Хранить и обрабатывать информацию в соответствии с законодательством о персональных данных.
• Защищать конфиденциальную информацию.
• Обеспечивать сохранность и доступность документов.
• Следовать этическим нормам, включая объективность и беспристрастность.
• Уважать права граждан на доступ к информации и защиту персональных данных.

Программное обеспечение и технологии, используемые документоведами

Программное обеспечение управления документами (DMS):

• Alfresco
• Documentum
• FileNet
• IBM Content Manager
• Microsoft SharePoint

Инструменты для автоматизации документооборота:

• Aspose
• DocuSign
• HelloSign
• PandaDoc
• Zapier

Инструменты для оптического распознавания символов (OCR):

• Adobe Acrobat DC
• Google Cloud Vision
• Microsoft Office Lens
• Tesseract
• Abbyy FineReader

Технологии цифровой подписи:

• КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
• Электронная подпись Онлайн
• Единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА)

Другие полезные технологии:

• Электронный архив
• Электронный документооборот (ЭДО)
• Системы управления электронными документами (СЭД)

Вопрос-ответ:

Чем занимается документовед?

Документовед занимается широким спектром задач, связанных с управлением документацией. Он организует документооборот, разрабатывает системы учета и хранения документов, проводит экспертизу ценности документов и определяет сроки их хранения.

Где может работать документовед?

Документоведы востребованы в различных организациях: государственных учреждениях, архивах, библиотеках, музеях, бизнес-компаниях. Они могут занимать должности делопроизводителей, архивариусов, специалистов по документационному обеспечению управления.

Требуется ли высшее образование, чтобы стать документоведом?

Да, для получения профессии документоведа необходимо высшее образование по направлению "Документоведение и архивоведение" или смежным специальностям.

Какие личностные качества важны для документоведа?

Документовед должен быть аккуратным, внимательным к деталям, умеющим работать с документами разной сложности. Кроме того, он должен иметь хорошие организаторские способности и уметь работать в команде.

Есть ли у документоведения перспективы в будущем?

Профессия документоведа востребована и имеет большие перспективы в будущем. В условиях развития электронного документооборота возрастает потребность в специалистах, которые умеют работать с цифровыми документами и управлять электронными архивами.

Чем именно занимается документовед?

Документовед разрабатывает и устанавливает правила работы с документами, организует документооборот, обеспечивает хранение, учет и использование документов в соответствии с действующим законодательством и методическими рекомендациями. Он участвует в разработке инструкций, стандартов и других нормативных актов по делопроизводству, а также проводит анализ и оценку существующих систем документооборота и разрабатывает предложения по их оптимизации.

Какие качества нужны документоведам для успешной работы?

Документоведы должны обладать такими качествами, как организованность, аккуратность, умение работать с большими объемами информации и документации, знание основ делопроизводства и действующего законодательства. Кроме того, важны такие профессиональные навыки, как умение работать с офисными программами, системами электронного документооборота и архивами. Полезно также уметь работать с различными видами бумажных документов и материалами различных типов носителей.