Чем отличается секретарь от делопроизводителя? | НАСТ

Секретарь и делопроизводитель – смежные профессии, но между ними есть существенные различия. Основная задача секретаря – обеспечение административной поддержки руководству, а делопроизводитель отвечает за документооборот и архив.

В обязанности секретаря входят планирование встреч, составление и обработка корреспонденции, ведение документооборота, прием звонков и посетителей, обеспечение канцелярскими товарами и другие административно-хозяйственные функции. Он выступает как связующее звено между руководителем и внешним миром.

Делопроизводитель, с другой стороны, специализируется на ведении деловой переписки, обработке документов, обеспечении надлежащего хранения и архивирования. Он также отвечает за контроль за соблюдением правил делопроизводства, подготовку проектов договоров и приказов, регистрацию и рассылку внутренних и внешних документов.

Чем отличается секретарь от делопроизводителя?

Функции

Секретарь:

Управление календарем и записью на прием

Телефонные звонки и электронная почта

Подготовка документов

Организация встреч и поездок

Управление офисным оборудованием

Делопроизводитель:

Регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции

Ведение делопроизводства организации

Контроль за исполнением документов

Хранение и архивирование документов

Навыки

Секретарь:

Отличные коммуникативные и организаторские навыки

Знание офисного программного обеспечения

Умение работать с конфиденциальной информацией

Делопроизводитель:

Знание делопроизводства и нормативных документов

Внимание к деталям и аккуратность

Навыки работы с документами

Ответственность

Секретарь:

Оказание административной поддержки руководству

Обеспечение эффективной работы офиса

Сохранение конфиденциальности

Делопроизводитель:

Обеспечение своевременной и качественной обработки документов

Соблюдение требований делопроизводства

Контроль и хранение документов

Образование и квалификация

Секретарь:

Среднее специальное или высшее образование

Дипломы по секретарскому делу или офис-менеджменту

Делопроизводитель:

Среднее специальное или высшее образование

Дипломы по делопроизводству

Должностные обязанности

Секретарь:

Обеспечение делопроизводственного обслуживания структурных подразделений предприятия;

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее распределение и контроль исполнения;

Оформление распорядительных документов руководителя;

Контроль за своевременным исполнением поручений и распоряжений руководства;

Обеспечение сохранности конфиденциальной документации;

Организация и делопроизводственное обеспечение заседаний, совещаний и других мероприятий;

Организация встреч, прием и обслуживание посетителей;

Проверка и заверение копий документов, изготовление выписок и справок;

Делопроизводитель:

Регистрация, систематизация и хранение документов;

Оформление приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем и других документов;

Копирование, тиражирование и рассылка документов;

Рассылка периодической корреспонденции;

Ведение документооборота между структурными подразделениями предприятия;

Контроль за соблюдением правил делопроизводства;

Уничтожение документов;

Необходимые навыки и квалификации

Для должности секретаря требуются:

Высшее или среднее специальное образование по специальности "Документационное обеспечение управления" или "Секретарское дело".

Отличное знание русского языка, высокая грамотность.

Владение компьютерными программами Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Знание делового этикета и протокола ведения деловых встреч.

Ответственность, внимательность к деталям, умение работать в многозадачном режиме.

Отличные коммуникативные навыки и способность к ведению переговоров по телефону.

Для должности делопроизводителя требуются:

Высшее или среднее специальное образование по специальности "Документационное обеспечение управления".

Отличное знание правил делопроизводства и архивирования документов.

Знание государственных стандартов и нормативных документов, регулирующих делопроизводство.

Умение составлять и редактировать различные виды документов (приказы, распоряжения, протоколы, письма и др.).

Знание документооборота и форм деловой переписки.

Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям.

Место в организационной структуре

Делопроизводители и секретари, как правило, относятся к одной и той же организационной единице, такой как административный отдел, канцелярия или служба делопроизводства. Делопроизводители в основном занимаются техническим аспектом обработки документов, а секретари берут на себя более широкий спектр административных задач.

Условия труда

Работа секретаря и делопроизводителя связана с повышенной ответственностью и выполняется преимущественно в офисе. При этом:

• Секретарь обычно имеет более высокий уровень ответственности и напряженный график, а также может участвовать в решении организационных вопросов.
• Делопроизводитель зачастую имеет более рутинную работу, связанную с обработкой и хранением документов.

Для обоих требуется:

• Организованность и внимательность
• Базовые офисные навыки (работа с компьютером, программами, оргтехникой)
• Навыки делового общения и коммуникабельность

Востребованность на рынке труда

Специалисты в области делопроизводства и секретарского обслуживания пользуются стабильным спросом на рынке труда.

Динамика спроса

По данным исследований, в последние годы спрос на секретарей и делопроизводителей растет. Это связано с увеличивающейся сложностью документооборота и необходимостью обеспечения конфиденциальности данных.

Конкуренция на рынке труда

Конкуренция на рынке труда для специалистов в этой области умеренная. Большинство вакансий требуют от соискателей наличия опыта работы и соответствующего образования.

Уровень заработной платы

Средняя заработная плата секретарей и делопроизводителей в России составляет около 40 000 рублей в месяц. Зарплата может варьироваться в зависимости от опыта работы, квалификации и региона трудоустройства.

Перспективы карьерного роста

Для специалистов в области делопроизводства и секретарского обслуживания существуют возможности карьерного роста. Опытные сотрудники могут претендовать на должности руководителей секретариата или делопроизводственного отдела.

Возможности карьерного роста

Станьте старшим секретарем:

Имея опыт и навыки, вы можете стать старшим секретарем, отвечающим за более сложные задачи, такие как управление встречами, составление важных документов и координация офисной деятельности.

Перейдите в отдел управления персоналом:

Навыки общения и межличностного взаимодействия, которые вы приобретете в качестве секретаря, могут пригодиться в работе помощника по персоналу. Вы будете поддерживать отношения с сотрудниками, решать вопросы и помогать с управлением персоналом.

Рассмотрите управление офисом:

Ваш опыт управления офисом в качестве секретаря может подготовить вас к роли менеджера по офису. Вы будете курировать повседневные операции и обеспечивать эффективное функционирование офиса.

Станьте помощником руководителя:

Исключительные административные навыки могут открыть путь к должности помощника руководителя. Вы будете оказывать непосредственную поддержку руководителю высшего звена, управляя их расписанием, встречами и другими обязанностями.

Повышайте квалификацию:

Прохождение курсов или получение сертификатов в области администрирования, управления офисом или делопроизводства может повысить ваши шансы на продвижение по службе.

Вопрос-ответ:

Какие основные обязанности у делопроизводителя?

Делопроизводитель отвечает за организацию и обеспечение документооборота в компании. Его обязанности включают: регистрацию и учет документов, контроль за сроками исполнения, формирование и отправку корреспонденции, ведение архива и базы данных документов.

В чем заключается работа секретаря?

Секретарь выполняет административно-организационные функции, обеспечивая работу руководителя. Он отвечает за прием и регистрацию посетителей, управление деловой перепиской, организацию встреч и совещаний, ведение календаря руководителя и предоставление ему информационной поддержки.

Есть ли разница в уровне образования для этих двух должностей?

Как правило, секретарю требуется среднее специальное образование, а делопроизводителю - высшее образование в области документационного обеспечения управления или аналогичном направлении.

Какие навыки необходимы для работы делопроизводителя?

Делопроизводитель должен обладать навыками работы с офисными программами, особенно с текстовыми редакторами и электронными таблицами. Кроме того, ему необходимы знания в области документоведения, архивного дела и делопроизводства.

Нужны ли секретарю знания в области документооборота?

Да, для эффективной работы секретарь должен иметь хотя бы базовые знания в области документооборота, чтобы правильно регистрировать и обрабатывать документы. Однако более глубокие знания в этой сфере требуются именно от делопроизводителя.